De plus en plus d’entreprises se dotent d’un ERP (progiciel de gestion intégré) afin de mieux gérer leurs activités. Voici quelques clés pour préparer cette implantation… et en faire un succès !
L’objectif d’un progiciel de gestion intégré (PGI), ou Enterprise Resources Planning (ERP) en anglais, est de gagner en productivité en optimisant la gestion, la circulation et l’analyse des informations et en automatisant les tâches répétitives. Il permet une rationalisation des processus. Aussi, avant d’en choisir un, il est important de prendre en compte le secteur d’activité de l’entreprise, ses métiers et ses spécificités. Que vous choisissiez un ERP généraliste ou spécialisé, une bonne préparation est de rigueur.
Préparer le changement
Savoir où l’on s’en va avec un ERP est essentiel pour plusieurs raisons. C’est d’abord un outil porteur de changement. La direction doit donc être convaincue de son bien-fondé et le soutenir. Impliquez également les gestionnaires et les utilisateurs finaux dans le processus ; faites en sorte qu’ils participent aux étapes de validation et qu’ils soient formés. Enfin, pensez à informer régulièrement l’ensemble des employés. Rassurer les gens et les accompagner limite la résistance au changement et facilite l’adhésion au projet.
Une analyse précise et détaillée, formalisée par écrit, est ensuite capitale. Tenez compte des besoins actuels, mais aussi de l’évolution de l’entreprise à moyen terme afin d’éviter un réinvestissement majeur dans quelque temps, sachant que la durée de vie d’un ERP est d’environ 10 ans. L’analyse vous permettra aussi de faire des choix de configuration. Enfin, assurez-vous que le progiciel reflète des décisions déjà entérinées en matière de processus et non qu’il est un moyen de forcer la main des utilisateurs.
Réfléchir à la suite des choses
Une fois les besoins établis, choisissez judicieusement le type de progiciel, l’éditeur et l’intégrateur. Organisez des rencontres et prenez le temps d’évaluer l’offre. La maturité de celle-ci, la prise en compte des normes internationales, la simplicité d’utilisation et les possibilités de paramétrage sont quelques-uns des critères à étudier. Réfléchissez aussi à « l’après » et négociez les conditions de soutien technique, la fréquence des mises à jour, etc. Enfin, n’oubliez pas de concevoir dès le début des indicateurs de mesure capables de quantifier les avantages du nouvel outil.