Bilingual Procurement Administrator

PROCUREMENT ADMINISTRATOR

Location: Montreal or Ottawa

Construisez votre avenir chez Minto!

Depuis 1955, nous sommes fiers de construire des endroits où il fait bon vivre, travailler et se divertir, une maison et une relation à la fois. Pour nous, tout est question de moments spéciaux - comme l'excitation d'un nouvel appartement, la fierté de posséder une première maison, ou un partenariat d'investissement croissant. Nous reconnaissons que cela se poursuit avec de bons employés, comme vous, et nous aimerions que vous vous joigniez à nous dans notre mission. Chez Minto, nous accueillons le changement, nous célébrons les nouvelles idées et nous vous fournissons les ressources, la formation professionnelle et les diverses opportunités pour faire évoluer votre carrière.

Salaire compétitif

• Prime annuelle + avantages sociaux à compter du 1er jour + plan d'équivalence REER + 3 semaines de vacances
• Avantages sociaux incluant le congé parental, la physiothérapie illimitée, la télémédecine et bien plus encore
• Remboursement des frais de scolarité et cours de perfectionnement professionnel
• Plateforme de reconnaissance des employés - Soyez récompensés par vos collègues pour vos contributions !
• Horaires d'été flexibles
• Nombreuses possibilités de carrière passionnantes

Dans ce rôle, vous devrez :

• Emettre des appels d'offres et des demandes de propositions conformément aux politiques et procédures établies de l'entreprise pour les contrats de service, les projets de maintenance majeurs, les projets de renouvellement et les projets non budgétisés.
• Gérer les contrats, l'analyse des offres, les recommandations, les formulaires d'approbation des contrats (CAF) et l'attribution des contrats. Le cas échéant, préparer et délivrer aux fournisseurs des addenda, des amendements et des modifications aux bons de commande pour les accords contractuels.
• Saisir les informations requises dans des feuilles de suivi Excel pour le suivi de chaque projet / ville, en fonction des besoins.
• Création de PR/PO dans Yardi et émission d'un bon de commande au fournisseur retenu. Classer les copies papier et électroniques des documents RFQ/RFP et des bons de commande dans les dossiers contractuels.
• Transmettre les devis reçus pour les besoins d'aménagement afin d'obtenir l'approbation du locataire. Une fois l'approbation obtenue, obtenir le bon de commande du locataire et le faire correspondre à la CAF, puis créer un PR/PO dans Yardi. Émettre des bons de commande en interne pour la facturation et les transmettre au locataire pour qu'il les rembourse à Minto.
• Fournir un soutien administratif général tel que la saisie de données, l'archivage, la copie, l'envoi de courriers.
• Autres tâches relevant du champ d'application, de l'esprit et de l'objectif du poste, à la demande de la direction.

Nous vous demandons d'avoir :

• Formation : Diplôme universitaire dans un domaine pertinent, de préférence dans le domaine des achats, de la gestion des changements en matière d'approvisionnement, de l'administration des affaires ou l'équivalent ;
• Expérience: Un minimum d'un an dans un rôle de gestion des achats/projets sur le marché de l'immobilier ou équivalent.
• Le titre de BAB - E Business Supply Chain Management/ Project Management sera considéré comme un atout.
• La connaissance et l'expérience de la création de demandes d'achat et de bons de commande dans le système Yardi/ERP est un atout.
• Vous avez l'esprit d'initiative et la capacité de travailler avec un minimum de supervision.
• Maîtrise des logiciels Microsoft Excel et Word et capacité à gérer des documents de suivi volumineux pour des projets.
• Expérience de travail avec Sharepoint pour saisir les mises à jour dans la base de données des contrats.
• Esprit d'équipe et attitude positive.
• Vous devez avoir un grand souci du détail et de la saisie des données.
• Bonne capacité d'analyse et de résolution de problèmes.
• Vous savez établir des relations et avez d'excellentes compétences interpersonnelles pour travailler avec les parties prenantes internes et externes.
• Excellentes aptitudes à la communication (écoute, verbale et écrite).
• Bilinguisme (anglais et français)

Notre avenir est meilleur ensemble. Postulez dès maintenant et rejoignez-nous!

Minto est un employeur offrant l'égalité des chances et s'engageant à favoriser un environnement inclusif et accessible. Nous sommes déterminés à constituer une main-d'œuvre qui reflète la diversité de la communauté dans laquelle nous vivons, y compris les personnes handicapées. Si vous avez besoin d'un aménagement ou d'un soutien dans un aspect quelconque de notre processus de recrutement et de sélection, nous travaillerons avec vous pour répondre à vos besoins.

Build your future at Minto!

Since 1955, we've been proudly building better places for people to live, work and play, one home and one relationship at a time. To us, it's all about special moments — like the thrill of a new apartment, the pride in owning a first home, or a growing investment partnership. We recognize this continues with great employees, like you, and would love for you to join us on our mission. At Minto we welcome change, celebrate new ideas and provide you with the resources, professional training and diverse opportunities to grow your career.

Your offer will include:

• Competitive salary
• Annual bonus + benefits effective 1^st day + RRSP matching plan + 3 weeks' vacation
• Benefits including parental leave, unlimited physiotherapy, telemedicine and so much more
• Tuition reimbursement plans and professional development courses
• Employee recognition platform - Be rewarded by your colleagues for your contributions!
• Flexible summer hours
• Many exciting career opportunities

In this role, you will:

• Issue RFQ/RFPs according to established company policies and procedures for service contracts, major maintenance projects, turn over and unbudgeted projects.
• Administer contracts, bid analysis, recommendations, Contract Approval Forms (CAF) and award of contracts. Where required addendums, amendments and modifications to PO's for contractual agreements to be prepared and issued to vendors.
• Input required information into excel tracking sheets for tracking of each project / city, on an as needed basis.
• Creation of PR/PO in Yardi and issuing purchase order to awarded vendor. File soft and hard copies of RFQ/RFP documents and purchase orders in contract folders.
• Forward quotes received for fit up requirements to obtain approval from Tenant. Upon approval obtain p.o from Tenant and match to CAF, and then create PR/PO in Yardi. Issue PO internally for invoicing and forward to Tenant to be paid back to Minto.
• Provide general administrative support such as data entry, filing, copying, mailing.
• Other duties within the scope, spirit and purpose of the job, as requested by management.

We would like you to have:

• Education: University Degree or College Diploma in a relevant field, preferably in Procurement, Supply Change Management, Business Comm Business Admin or equivalent;
• Experience: Minimum 1 years in a Procurement/ Project Management role working in the Real Estate market or equivalent.
• BAB - E Business Supply Chain Management/ Project Management designation will be considered an asset
• Knowledge and experience on creation of purchase requisitions and purchase orders in Yardi/ERP system is an asset.
• Self-starter with the ability to work with minimal supervision.
• Strong in Microsoft Excel and Word with the ability to manage large tracking documents for projects.
• Experience working in Sharepoint to enter updates into contract database.
• Team player with a positive attitude.
• Must have strong attention to detail, and data entry being completed.
• Good analytical skills and problem solving.
• Relationship builder with excellent interpersonal skills to work with internal and external stake holders.
• Excellent communication skills (listening, verbal and written)
• Bilingualism (English & French)

Our future is better together. Apply now and join us!

Minto is an equal opportunity employer committed to fostering an inclusive and accessible environment. We are dedicated to building a workforce that reflects the diversity of the community in which we live, including those with disabilities. Should you require accommodation or support in any aspect of our recruitment and selection process, we will work with you to meet your needs.