Attachée de Direction - Technicienne en Administration

Description :

En collaboration avec la gestionnaire du soutien au DRMG, la personne titulaire du poste de technicien en administration planifie, gère et fournit des services de soutien administratif et veille au bon fonctionnement et à l'efficacité du DRMG. Le médecin chef du DRMG exerce une autorité fonctionnelle sur celle-ci. Elle est appelée à assister ses supérieurs immédiats tant dans l'organisation quotidienne que dans les dossiers particuliers ou plus stratégiques. Elle assure le contrôle de la qualité des documents (tableaux, lettres, publications, etc.) et propose des moyens d'améliorer l'organisation du travail et les services offerts par le personnel de bureau. Elle traite les requêtes acheminées par le corps médical et les gestionnaires et répond adéquatement et de façon autonome aux demandes. Elle règle des situations problématiques. Elle détermine les actions à poser, informe son gestionnaire ou dirige les demandes aux personnes concernées pour le suivi. Elle contrôle la qualité des documents émanant du DRMG.

Elle assume tout autre mandat ou responsabilité à la demande ou avec l'accord de ses supérieurs immédiats.

DÉTAIL DES FONCTIONS

Assiste ses supérieurs dans la réalisation des mandats qui lui sont confiés:

• Effectue des travaux administratifs reliés à l'organisation du travail.
• Fait le suivi des communications et s'assure de bien orienter les demandes aux personnes concernées.
• Participe à la rédaction de processus de travail pour supporter les activités du service.
• Collabore à la réalisation des objectifs du service.
• Peut créer ou mettre à jour des guides, procédures et politiques.
• Collabore à l'accueil, à l'orientation et à la formation du nouveau personnel dans le service.
• Assure le suivi de la banque d'heures du DRMG et tient le registre à jour en tout temps
• Applique les règles relatives à la confidentialité, à la conservation, à la circulation et à la destruction des dossiers.
• Offre du support et de la supervision auprès du personnel du service
• Est responsable de l'envoi des bulletins et communications hebdomadaires du DRMG à l'ensemble des médecins de la région.

Coordination et planification des rencontres et comités :

• Tient à jour l'agenda, fixe les rendez-vous et organise les rencontres.
• Rappelle les engagements à venir.
• Répond aux sondages, aux " doodles " et aux demandes de rencontres et planifie les statutaires.
• Participe à l'organisation de toute activité du service (préparation de documentation, réservation de salles, commande de repas, convocation des participants, accueil et inscription, etc.).
• Collige les sujets et rédige les ordres du jour, prend les dispositions nécessaires pour la tenue de ces réunions, assiste aux réunions et rédige le compte rendu dans un délai raisonnable.
• Assure le suivi et prépare les documents pour les différents comités.
• Assiste à des rencontres ou comités à titre de représentant du service (peut être hors des heures normales de travail).
• Consigne et prépare les procès-verbaux, les comptes rendus des réunions.
• Assure, révise et assume la mise en page et la production des documents pertinents aux activités du DRMG.

Suivi des effectifs médicaux:

• Tient le dossier maître des effectifs médicaux de Laval à jour en tout temps
• Met à jour et dépose sur le site internet le tableau des PREM/AMP, en collaboration avec la chargée de projet du DRMG et le service des communications.
• Participe à la transmission des demandes à la RAMQ et au comité paritaire pour la garde en disponibilité et toute autre demande de changement au dossier d'un médecin.
• Effectue le suivi des demandes des médecins en collaboration avec le chef de DRMG, la direction des services professionnels (DSP) du Centre intégré de santé et de services sociaux (CISSS), la chargée de projet du DRMG et les supérieurs immédiats au besoin.
• Participe à l'organisation des événements de recrutement régional annuels en médecine de famille, en collaboration avec les membres du DRMG et la DSP.
• Participe aux événements organisés pour la médecine de famille (Journée Carrière, Colloque des PREM en médecine de famille, accueil des R1 et R2, etc.) et produit du matériel de communication en collaboration avec les autres directions du CISSS (DSP, DCAJAC, DRIEMU, etc.). (Peut être appelé à se déplacer à l'extérieur de la région pour ce type d'événement, moyennant un remboursement des frais de déplacement selon les politiques en vigueur).
• Assure la complétion du dossier des candidats potentiels au PREM de Laval, en continu.

Préparation et traitement de documents :

• Effectue l'entrée de données informatiques, le suivi et la mise à jour de divers documents : listes, tableaux de bord, statistiques, etc.
• Produit des tableaux, graphiques, formulaires, rapports, bases de données, présentations et autres documents en utilisant des logiciels de bureautique.
• Procède à la mise en page, la révision et la correction de documents avant de les soumettre pour signature.
• Reçoit la facturation, en vérifie les données et achemine toutes les factures autorisées vers le service des comptes à payer
• Assure le classement et l'archivage des documents administratifs.
• Reçoit le courrier du service, y compris le courrier électronique, et rédige, s'il y a lieu, les réponses selon les instructions de son supérieur.
• Dépouille, distribue, classifie le courrier et effectue les envois postaux, s'il y a lieu
• Rédige les communiqués, les notes de service, les rapports et s'assure de leur distribution.
• Soutient l'utilisation d'outils de planification, d'évaluation, de suivi et d'aide à la décision visant à faciliter la gestion des activités médicales particulières (AMP) et le Plan régional des effectifs médicaux en médecine de famille (PREM) de la région.

Service à la clientèle

• Reçoit, traite les appels téléphoniques et effectue les suivis nécessaires.
• Donne les informations demandées par les interlocuteurs dans le cadre de ses compétences.

Exigences :

- 3 ans d'expérience dans des fonctions similaires.
- Diplôme d'études collégiales (DEC) en administration générale, en techniques de comptabilité et de gestion, en techniques de bureautique ou dans une autre discipline collégiale appropriée d'une école reconnue par le ministère compétent
Les combinaisons suivantes peuvent être considérées :
- Un DEC et un certificat universitaire de premier cycle dans un champ d'études pertinent.
- Une attestation d'études collégiales (AEC) d'au moins 800 heures et une solide expérience pertinente.
- DEP en secrétariat ou bureautique (Titre d'emplois : Adjoint de direction 5313)
- Excellente maitrise des logiciels Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Visio et Power BI)
niveau intermédiaire
- Test d'écriture et vitesse de frappe de 40 mots/minute
- Test Word et Excel intermédiaire, Powerpoint débutant
- Test de rédaction et de gestion des priorités
- Excellente maitrise du français, à l'oral et à l'écrit.
- Rigueur, minutie et excellent sens de l'organisation

Remarques :

Nous remercions toutes les personnes qui poseront leur candidature, mais nous communiquerons qu'avec celles retenues pour un processus de sélection.

Le CISSS de Laval applique un programme d'accès à l'égalité en emploi et invite les Autochtones, les minorités visibles, les minorités ethniques, les femmes et les personnes handicapées à présenter leur candidature. Les personnes handicapées peuvent également nous faire part de leurs besoins particuliers relativement au processus de sélection pour l'emploi sollicité afin de faciliter l'étude de leur candidature.

Si vous postulez d'un appareil mobile (téléphone intelligent, tablette), vous recevrez un courriel d'accusé réception vous demandant d'aller mettre à jour votre dossier et déposer votre CV afin que votre candidature soit prise en considération.