Adjoint administratif ou adjointe administrative, d'opérations Poste permanent
La Monnaie royale canadienne est à la recherche d'un adjoint administratif ou d'une adjointe administrative qui saura s'épanouir dans un milieu de travail dynamique et inclusif.
Relevant du directeur, Opérations techniques et Système qualité - Ottawa le ou la titulaire du poste offre un soutien administratif à l'équipe de direction et à ses collègues. Le candidat idéal ou la candidate idéale possède de l'expérience avec un vaste éventail de tâches liées au soutien administratif et est en mesure de travailler de façon autonome, avec une supervision minimale. Il ou elle doit faire preuve d'un excellent sens de l'organisation et d'initiative, porter une grande attention aux détails, avoir un esprit collaboratif, être axé sur les résultats et aimer relever des défis sur le plan administratif qu'implique le soutien d'un grand bureau à l'effectif et aux programmes variés.
Responsabilités :
- Aider la direction et les différents services en organisant des réunions et des activités spéciales et en y participant, de même qu'en tenant à jour leurs calendriers. S'assurer que tous les aspects, dont les ordres du jour, les salles de conférence, les services de traiteurs, les TI, la documentation, la coordination, sont organisés de façon professionnelle.
- Soutenir les équipes au besoin tout en offrant un service client hors pair.
- S'assurer que les messages essentiels sont communiqués aux services.
- Préparer les autorisations de voyage et les formulaires d'approbation de frais de voyage, d'accueil, de conférence et d'événement conformément à la politique de l'entreprise. Organiser des préparatifs de voyages économiques pour les services. Préparer les demandes d'avances en espèces et de frais de déplacement ou de frais généraux.
- Préparer les autorisations de voyage et les lettres d'invitation destinées aux fournisseurs de l'étranger visitant la Monnaie.
- Mener des recherches pour préparer ou aider à préparer des présentations ou des rapports : budget des services, plans de main-d'œuvre, plans de formation, présentations de la direction, demandes d'accès à l'information, demandes parlementaires, etc.
- Créer et tenir à jour tous les dossiers et documents : fichiers de stratégie matérielle, documents intranet et liste des fournisseurs. Traiter le courrier entrant et sortant et préparer les documents aux fins d'archivage.
- Rapprocher les comptes de cartes de crédit d'approvisionnement pour les achats des services, préparer les demandes d'achat et coordonner le paiement des factures.
- Contribuer à la rédaction, à la relecture et à la révision des documents internes et externes, y compris les courriels, les modèles, la correspondance et les présentations.
La présente offre vise à pourvoir un poste pour lequel le travail s'effectue selon des modalités de travail hybride, et le ou la titulaire devra travailler depuis les bureaux de la Monnaie à Ottawa trois jours par semaine en moyenne, ce qui pourrait changer en fonction des besoins opérationnels.
En postulant à ce poste, vous pourriez vous qualifier pour d'autres postes ayant des exigences et des qualifications similaires.
Qualifications :
Exigences linguistiques
- Un niveau de bilinguisme intermédiaire dans les deux langues officielles (français et anglais) est requis au moment de l'embauche. Si aucun candidat ou aucune candidate bilingue n'est disponible, d'autres profils linguistiques peuvent être pris en considération conformément à Politique de dotation de la Monnaie.
Études et titres professionnels
- Diplôme ou certificat collégial dans un domaine connexe, ou combinaison de formation et d'expérience de travail pertinente.
Expérience
- Posséder au moins trois ans d'expérience de travail pertinente.
Qualifications supplémentaires
- Maîtrise des logiciels de la suite MS Office et les autres systèmes de TI utilisés à la Monnaie (VIP et DAX);
- Solides compétences en rédaction;
- Solides compétences en organisation;
- Bonnes connaissances des finances et des budgets;
- Capacités d'adaptation aux priorités changeantes et avoir un bon sens de l'urgence;
- Normes élevées en matière d'éthique et de confidentialité afin de traiter des renseignements délicats.
Pourquoi travailler à la Monnaie?
Les membres du personnel de la Monnaie collaborent avec divers groupes de personnes et font partie d'une organisation canadienne emblématique. Votre sécurité et votre bien-être sont notre priorité absolue. La Monnaie offre un salaire compétitif et des récompenses globales pour vous et votre famille, et vous soutiendra dans votre apprentissage continu tout au long de votre carrière.
La Monnaie s'engage à constituer une équipe représentant des perspectives, des compétences et des antécédents différents. La diversité est importante pour la Monnaie et celle-ci s'efforce de mettre en place un processus de recrutement, de sélection et d'intégration inclusif et sans obstacle afin que chaque personne soit traitée avec respect. Conformément à la Loi sur l'équité en matière d'emploi, n'hésitez pas à vous identifier volontairement à l'un ou plusieurs des quatre groupes visés par l'équité en matière d'emploi (femmes, Autochtones, personnes handicapées et membres des minorités visibles) en envoyant votre candidature à l'adresse courriel confidentielle, ee@monnaie.ca dont l'accès est réservé aux Ressources humaines.
Si vous avez besoin de mesures d'adaptation à n'importe quelle étape du processus de mise en candidature ou d'entrevue, veuillez nous en aviser. La Monnaie est résolue à être un employeur qui prône l'inclusion. Pour une demande confidentielle, il suffit d'envoyer un courriel directement à l'adresse ee@monnaie.ca pour prendre les dispositions nécessaires.
À quoi s'attendre
Afin d'être prise ou pris en considération pour une entrevue, veuillez démontrer clairement dans votre candidature la façon dont vous répondez aux exigences de formation et d'expérience. Les qualifications supplémentaires pourraient être évaluées au moyen d'entrevues, d'examens, de vérifications des références, etc. En cas de réussite, vous devrez prendre part à une vérification des antécédents, réalisée par la Monnaie, afin d'obtenir une cote de sécurité.