C’est bien connu, le design de votre espace de travail devrait être la priorité des professionnels des ressources humaines. Vous voulez tenter l’expérience de l’aire ouverte ? Oui, mais pas n’importe comment ! L’aménagement des bureaux doit se faire intelligemment en impliquant les employés. Conseils pour une transition efficace vers un aménagement de bureau favorisant la collaboration.
Espaces lumineux à la synergie informelle, les bureaux à aire ouverte favorisent le partage et la collaboration. S’ils séduisent de plus en plus d’entreprises, ils ne sont toutefois pas adaptés à tous les milieux de travail.
« La première question à se poser, c’est : de quel environnement a-t-on besoin pour bien accomplir le travail ? », explique Julie Carignan, psychologue organisationnelle et associée chez SPB Psychologie organisationnelle, qui a accompagné plusieurs entreprises dans ce type de changement. L’aire ouverte est à la mode, mais elle doit s’instaurer uniquement pour améliorer le bien-être et la collectivité des employés.
Connaître le profil des employés pour un aménagement de bureau optimal
Lorsqu’on choisit de faire tomber les cloisons, mieux vaut le faire de la bonne façon. « Il faut partir des besoins des employés et de ceux de l’organisation, explique Mme Carignan. Ce sont les employés qui connaissent le mieux les exigences de leur poste, et il est essentiel de les impliquer dans la démarche. »
Faire participer les équipes par des sondages ou des groupes de discussion permettra de bien les comprendre. Grâce à ces échanges, le gestionnaire saura comment adapter l’environnement à la nature des différentes tâches, selon que le poste requiert de la confidentialité ou de la collaboration.
Impliquer les employés et être transparent
Selon Mme Carignan, les employés doivent pouvoir s’approprier la transformation. « Si les employés ont participé aux décisions, ils y adhéreront plus facilement et se sentiront mieux dans leur nouvel espace de travail », explique-t-elle.
En outre, l’aire ouverte n’est pas une solution miracle, et l’entreprise doit être en mesure d’expliquer en toute transparence les raisons de la transition. « Le gestionnaire doit être prêt à répondre aux préoccupations de ses employés. Il doit aussi savoir mettre en lumière les avantages organisationnels du changement », défend Mme Carignan, ajoutant que certains employés pourraient vivre cette transformation comme un deuil.
Choisir l’aménagement de bureau à aire mixte
« Souvent, l’idéal est une aire mixte, entre bureaux ouverts et espaces fermés », avance la psychologue organisationnelle. L’aire mixte se traduit par une variété de lieux dans l’entreprise, allant des bureaux sans cloisons à la petite cabine pour téléphoner, en passant par la salle de conférence pour 20 personnes et la pièce de réunion en équipe. L’idée est de combiner les espaces ouverts avec ceux permettant la confidentialité, la concentration ou encore l’intimité, afin d’offrir une bonne flexibilité. « C’est le meilleur des deux mondes », résume l’experte.