La culture de la réunion est une tradition au sein de la plupart des entreprises. Souvent nécessaires pour une meilleure communication, les rencontres d’équipe peuvent toutefois s’avérer longues, pénibles et inefficaces. Mais pour les rendre plus dynamiques, plusieurs techniques ont été développées pour renouveler la réunion classique. En voici quelques exemples.
Le stand-up meeting
Comme son nom l’indique, le stand-up meeting se tient debout. Le fait de ne pas s’asseoir rend les réunions plus courtes et plus dynamiques. Elles impliquent aussi pour les participants d’être positionnés en cercle plutôt qu’en rangée ou autour d’une table, ce qui permet des interactions plus intéressantes. Le stand-up meeting a pour but d’écourter les réunions, et d’aller directement au but sans s’étendre dans des discussions inutiles.
Le co-meeting
Le co-meeting est réellement une nouvelle façon de concevoir les réunions. La chercheuse en organisation et en espaces de travail Françoise Bornner et l’entrepreneur Xavier Giroux, créateur des OpenMind Kfé, des espaces conçus pour organiser des réunions hors des cadres traditionnels, ont réfléchi à la question. Aidés par des facilitateurs, les co-meetings permettent, selon le duo de spécialistes, de « s’inspirer, rechercher, questionner, observer, développer, réseauter, expérimenter, partager et converger » en faisant appel à l’intelligence collective, en stimulant la créativité et en reposant sur des méthodes et des techniques rigoureuses et éprouvées. Découvrez le concept ici.
Le speed meeting
Bien que souvent utilisé pour faire un « pitch » de votre idée d’entreprise à des investisseurs potentiels, le speed meeting, qui tire son nom de sa version romantique « speed dating », est de plus en plus appliqué au sein des entreprises pour tenir des réunions. Selon une récente enquête, les gestionnaires consacrent environ 40 à 50 % de leur temps aux réunions, et les employés en général près de 30 %. Le speed meeting permet donc de rencontrer le maximum de partenaires, employés, investisseurs en un minimum de temps. Plusieurs trucs existent pour mettre en place le speed meeting comme modèle de réunion : retirer les chaises pour tenir la réunion debout, minuter les réunions (grâce à un animateur chargé de chronométrer les interventions), placer les gens en cercle, etc.
La méthode world café
Populaire pour encadrer de gros groupes, les world cafés ont pour but de stimuler le dialogue entre tous les participants dans un cadre chaleureux et dynamique. Pour ce faire, il faut d’abord aménager un espace original, à la manière d’un café : un beau décor, plusieurs petites tables et des chaises, etc. Un animateur explique, au début de la réunion, le processus et les objectifs de la réunion. Les participants se réunissent ensuite en petits groupes autour des tables. Chaque petit groupe commence par discuter une vingtaine de minutes, puis est chargé de répondre à une ou plusieurs questions spécialement élaborées pour répondre aux objectifs. Par la suite, un représentant est chargé d’aller présenter les résultats des réflexions de son groupe devant ses autres collègues. Cette technique permet l’interactivité et des discussions plus profondes qu’en grand groupe.