L’étiquette des bureaux non assignés

 Finis, les traditionnels bureaux personnalisés pour chaque employé ! Des entreprises optent désormais pour des espaces où chacun peut travailler où il veut, dans le respect des normes sanitaires les plus strictes, alors que le déconfinement va bon train au Québec.

Des zones à aire ouvertes, des salles de conférence, des pièces semi-privées et même des salons sont mis à la disposition du personnel. Ces bureaux repensés sont parfaits pour les entreprises qui ont adopté le télétravail. 

Cela dit, pour que cet aménagement donne des résultats positifs, certaines règles doivent être respectées, insiste la spécialiste en étiquette Danielle Roberge.

Réserver son espace

Pour préserver l’harmonie entre employés œuvrant dans une entreprise où aucun poste de travail n’est assigné, il est nécessaire de réserver un espace de bureau, selon ses besoins. « La meilleure façon, c’est d’avoir un calendrier partagé dans lequel il y a les noms des espaces et où les gens peuvent réserver eux-mêmes leur place », indique Danielle Roberge. Elle recommande qu’une personne-ressource soit désignée pour aider ceux qui ont de la difficulté à faire leur réservation ou à l’annuler. 

Maintenir la propreté des lieux

Veiller à la propreté de son bureau, c’est primordial lorsque les espaces de travail sont partagés. Surtout par les temps qui courent ! « C’est un critère de base », note Danielle Roberge. La fondatrice de la firme Parlons étiquette fait remarquer que les employés d’une entreprise qui a opté pour la dépersonnalisation des postes de travail ne doivent pas manger à leur bureau. Ils sont plutôt invités à se rendre à la cafétéria ou à la cuisine qui a été aménagée dans ce but. « Si on mange une collation ou si on boit un café à notre bureau, il faut faire attention et nettoyer l’espace si c’est nécessaire, ajoute-t-elle. Il y a le concierge qui va passer, mais si [entre-temps] un collègue voit les miettes de biscuit et le rond de café, ce n’est pas respectueux. »

Ramasser ses effets personnels

Dans les bureaux où les places ne sont pas attitrées, les employés ne doivent rien tenir pour acquis. Même s’ils occupent régulièrement le même siège, ils ne peuvent pas laisser des effets personnels sur leur table de travail. « Il faut se comporter comme dans un café, suggère Danielle Roberge. Quand on arrive, on peut installer ses choses, mais au moment de partir, tout doit être dans le même état qu’à notre arrivée. » Advenant qu’une personne doive utiliser le même espace pendant plusieurs jours, voire plusieurs semaines, il est de bon ton d’aviser les collègues pour éviter les conflits potentiels.

Éteindre son téléphone

Dans les espaces partagés ouverts, les employés côtoient chaque jour des collègues différents. Cette cohabitation peut être déstabilisante pour certains, en raison du changement constant. « Il y en a qui déplacent plus d’air que d’autres », souligne Danielle Roberge. Il est ainsi indispensable d’instaurer des règles de vie pour minimiser les désagréments, tels que la mise en sourdine obligatoire du téléphone intelligent, l’obligation de se rendre dans une cabine pour les appels téléphoniques et la nécessité de parler à voix basse. « Il faut avoir des règles claires [pour prévenir les conflits] », mentionne la spécialiste en étiquette.